Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Valeno GmbH
Siglstr. 14 b, 82211 Herrsching
E-Mail für Datenschutzanfragen: info@valeno.io

Die Valeno GmbH ist Verantwortliche im aktuellen Test-/Pilotbetrieb. Sobald der Bayerische Fußball-Verband (BFV) die Trägerschaft übernimmt, wird diese Erklärung entsprechend angepasst. Ein Datenschutzbeauftragter ist bei der Valeno GmbH aufgrund der Unternehmensgröße gesetzlich nicht zu bestellen.

2. Wozu wir Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um den Talentsichtungstag durchzuführen: von der Anmeldung über die automatische Zuordnung zum zuständigen Stützpunkt, den Check-in am Sichtungstag, die Turnier- und Mannschaftsplanung, die Leistungsbewertung durch Trainer:innen bis hin zur Auswertung durch BFV und DFB.

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten (Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 8 DSGVO), da die Kinder das nach Art. 8 DSGVO erforderliche Mindestalter regelmäßig noch nicht erreichen. Die Einwilligung geben Sie bei der Anmeldung über gesondert anzukreuzende Kästchen; der Text jeder Einwilligung ist versioniert, aktuell Fassung 2026-08-v1. Ändern wir einen Einwilligungstext, gilt die neue Fassung nur für neue Einwilligungen — bereits erteilte Einwilligungen bleiben mit dem Text verknüpft, dem Sie tatsächlich zugestimmt haben. Zusätzlich zu dieser Einwilligung können Sie optional und gesondert widerruflich in Foto- und Videoaufnahmen am Sichtungstag einwilligen; ohne diese gesonderte Einwilligung finden keine Aufnahmen Ihres Kindes statt.

Für den technischen Betrieb der Anmeldung selbst (z. B. Speicherung zur Abwicklung der Teilnahme) stützen wir uns ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Zugriffsprotokoll (Abschnitt 6) auf unser berechtigtes Interesse, Personendaten Minderjähriger vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Welche Daten wir verarbeiten

Angaben zum Kind:

Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Verein, Position, Postleitzahl und Ort.

Angaben zu den Erziehungsberechtigten:

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer.

Bei einer Anmeldung durch eine Vereinstrainer:in zusätzlich:

Name, Verein und E-Mail-Adresse der anmeldenden Trainer:in — zur Nachvollziehbarkeit, wer die Anmeldung eines Kindes veranlasst hat.

Leistungsbewertungen:

Am Sichtungstag erfassen Trainer:innen Bewertungen ausschließlich anhand von Leibchenfarbe und -nummer — ohne Namen. Die Zuordnung einer Bewertung zu einem Kind erfolgt technisch erst im Auswertungsbereich und ist auf berechtigte Rollen bei BFV und DFB beschränkt.

4. Wer die Daten erhält

Innerhalb der Anwendung sehen nur die für den jeweiligen Stützpunkt bzw. Bezirk zuständigen Trainer:innen und Verantwortlichen die Anmeldedaten ihres Termins; die Gesamtauswertung steht dem BFV zur Verfügung, dem DFB ausschließlich lesend im Rahmen der Talentsichtung.

Für den technischen Betrieb setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO, jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag):

• Hostinger — Server- und Datenbank-Hosting in einem Rechenzentrum in der EU. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags ist vorgesehen.
• IONOS SE (Deutschland) — Versand von Bestätigungs- und Bestätigungslink-E-Mails. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags ist vorgesehen.

Im aktuellen Test-/Pilotbetrieb ist die Valeno GmbH selbst Verantwortliche und damit kein Auftragsverarbeiter. Sobald der BFV die Trägerschaft übernimmt, wird die Valeno GmbH als technische Betreiberin im Auftrag des BFV tätig; diese Erklärung wird dann entsprechend angepasst.

Alle eingesetzten Dienste befinden sich ausschließlich in der EU/in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

5. Wie lange wir Daten speichern

Die Stammdaten eines Kindes werden 6 Monate nach dem letzten Sichtungstermin anonymisiert, wenn keine Einladung zu einer weiteren Sichtungsmaßnahme erfolgt ist — 24 Monate, wenn eine Einladung erfolgt ist. Bei der Anonymisierung werden Name, Kontaktdaten und Wohnortbezug entfernt; Jahrgang und Bewertungen bleiben ohne Personenbezug für die Statistik erhalten. Einwilligungen werden mit der Anonymisierung gelöscht.

Bestätigen Sie eine Anmeldung nicht über den per E-Mail zugesandten Bestätigungslink (Double-Opt-in), wird die unbestätigte Anmeldung automatisch nach 14 Tagen gelöscht.

Zugriffsprotokolle werden nach 24 Monaten, abgelaufene Bestätigungs- und Anmeldelinks nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Diese Fristen sind technisch konfigurierbar und gelten, solange der BFV keine abweichenden Vorgaben macht.

Zusätzlich führen wir ein Versandprotokoll zu jeder von der Anwendung verschickten E-Mail — gespeichert werden ausschließlich Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus, niemals der Inhalt der Mail selbst. Es dient der Nachvollziehbarkeit, ob und wann eine bestimmte Mail verschickt wurde. Diese Einträge werden nach 24 Monaten gelöscht, spätestens jedoch, sobald der zugehörige Datensatz (z. B. die Anmeldung) gelöscht wird.

Tägliche Datensicherungen werden verschlüsselt (AES-256) abgelegt und nach 14 Tagen rotierend überschrieben.

6. Zugriffsprotokoll

Jeder Zugriff auf Bewertungs- und Personendaten wird protokolliert (wer, wann, welche Daten). Dieses Protokoll dient ausschließlich der Nachvollziehbarkeit, falls der Verdacht eines unbefugten Zugriffs auf Daten Minderjähriger besteht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft darüber, welche Daten wir über Sie und Ihr Kind gespeichert haben (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung bzw. Anonymisierung der Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), und
• jederzeitigen Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft — ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Wenden Sie sich dazu an uns (Kontakt siehe Abschnitt 1).

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

9. Cookies und Tracking

Die Anwendung setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HTTP-only) ein, das eine angemeldete Sitzung erkennbar hält. Es gibt kein Tracking, keine Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Weitergabe von Nutzungsdaten an Dritte. Der Schutz des Anmeldeformulars vor automatisierten Zugriffen (Bots) erfolgt serverseitig, ohne Einbindung eines CAPTCHA-Drittdienstes.